Rakennusala on jatkuvassa liikkeessä. Betonimyllyjen ja maansiirron sivussa pitää saada työtunnit talteen ja raportit virtaamaan viranomaisille. Sopivia keinoja hallintohommien hoitamiseen on yhtä monta kuin erityyppisiä yrityksiäkin.
Tästä artikkelista saat kättä pidempää päätöksenteon tueksi, kun mietit, millainen tapa hallita työmaita sopisi juuri sinulle.
Kynä, paperi ja Excel: Kaikkein pienimuotoisimpaan bisnekseen
Taulukkolaskenta, tuntilaput, sähköpostit ja jopa ruutuvihkot ovat vanhastaan tuttuja raportoinnin keinoja. Niistä tiedot koostetaan erillisiksi dokumenteiksi ja lähtetetään eteenpäin. Erillisiä ohjelmistokuluja ei tule.
Lainsäätäjän kannalta ei ole väliä, millä välineillä vaikkapa työmaapäiväkirja on naputeltu. Aikaa se kuitenkin syö, jos tietoja kirjaa ja siirtelee käsin. Pääurakoitsijalle sähköinen työmaanhallinta alkaakin olla tänä päivänä selvä valinta.
Virheet ovat viheliäinen ongelma näissä perinteisissä menetelmissä. Jos tuntilaput kootaan työntekijöiltä viikon päätteeksi, miten täsmällisiä muistinvaraiset merkinnät ovat? Voit joutua maksamaan työstä enemmän kuin pitäisi.
Tietojen säilyttäminen on toinen kompastuskivi. Pysyvätkö dokumentit ojossa lainvalvojan vaatimalla tavalla niin pitkään kuin pitää? Esimerkiksi työaikamerkintöjen historiadataa on selkeämpää säilyttää sähköisen työmaajärjestelmän suojissa.
- Toimitko vain aliurakoitsijana?
- Työskenteleekö yrityksessäsi alle 10 henkilöä?
- Onko yrityksellä yksi tai korkeintaan muutama työmaa kerrallaan?
- Oletko tarkka ja huolellinen tietojen tarkistaja ja sinulla on melko paljon aikaa hallintotöihin?
Jos vastasit “kyllä”, voit vielä pärjäillä hetken kynän, paperin ja Excel-taulukoiden avulla.
Suoraviivainen työmaajärjestelmä työajanseurantaan, velvoitteiden hoitamiseen ja töiden suunnitteluun: Kevyen hallintoportaan valinta
Edullisimmat rakennusalan ohjelmistot alkavat maksaa itseään nopeasti takaisin. Säästät aikaa tietojen kirjaamisessa, etsimisessä ja eteenpäin lähettämisessä.
Sähköisellä työajanseurannalla saat tunnit automaattisesti työmailta toimistolle. Raportit ja yhteenvedot tulevat kuin naulapyssyn suusta. Viet tiedot ilman virheitä laskutukseen ja palkkahallintoon.
Jos pyörität työmaiden hallintoa pienellä tiimillä, et todennäköisesti tarvitse toiminnanohjaukseen vielä kovin laajaa ratkaisua. Liian isoa järjestelmää ei yksinkertaisesti ehtisi hyödyntää niin hyvin kuin pitäisi. Etkä varmasti halua maksaa ylimääräisestä.
Projektinjohtoon ja laskentaan voit käyttää joko erillisiä työkaluja tai voit kytkeä ne työmaajärjestelmään integraation kautta.
Jos yrityksesi alkaa olla kooltaan iso, ja erilaisia digitarpeita on tarve keskittää yhden katon alle eri sovellusten sijaan, voi sopivin ratkaisu löytyä seuraavista hintaluokista.
- Mittaatko liikevaihtoasi tuhansissa tai miljoonissa, ei vielä 10+ miljoonassa?
- Toimitko pää- tai aliurakoitsijana?
- Onko työntekijöitä yli kymmenen?
- Haluatko vähentää hallintoon kuluvaa työaikaa?
- Onko helppo käyttöönotto sinulle tärkeää?
Jos vastasit kaikkiin kysymyksiin “kyllä”, niin napakka ja käyttökokemuksen ehdoilla suunniteltu työmaanhallintajärjestelmä on sinulle todennäköisesti kannattavin vaihtoehto.
Sähköisestä työajanseurannasta ja raporttien automatisoinnista voi olla paljon hyötyä, vaikka sinulla olisi vasta 1–10 työntekijää. Toisaalta isokin yritys voi tarvita mahdollisimman helpon keinon tiettyjen velvoitteiden hoitamiseen. Esimerkiksi Skanska päätti hoitaa Moveniumilla työmaiden perehdytystä ja kulunvalvontaa.
Järeä toiminnanohjausjärjestelmä (ERP): Tehokas suuren yrityksen käsissä
Rakennusalan järjestelmissä on mistä valita. Esimerkiksi Easoftia tai Admicomin työkaluja harkitseva huomaa, että toimintojen lista on Moveniumia pidempi.
ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä on hyvä vaihtoehto silloin, kun haluat yhdistää työajanseurantaan ja viranomaisraportteihin myös projektinhallintaa, laskutusta, varastonhallintaa ja HR-ominaisuuksia käytettäväksi yhden järjestelmän kautta. Laskentaan ja budjetointiin aletaan tarvita enemmän muskeleita.
Laajojen järjestelmien miinuspuolena on korkeampi hinta. Käyttöönottovaihe on raskaampi ja uuden opettelu voi viedä enemmän työaikaa.
- Onko liikevaihtosi 10milj tai enemmän?
- Työskenteleekö hallinnossa isompi tiimi, jolle haluat yhteisen alustan useita eri toimintoja varten?
- Alkaako eri sovelluksia olla käytössä niin paljon, että niiden integrointi toisiinsa ei ole enää kustannustehokasta?
Jos vastasit kysymyksiin “kyllä”, olet luultavasti halukas investoimaan rahaa ja aikaa mahdollisimman monipuolisten ominaisuuksien käyttöönottoon.
Muista mobiilikäyttö ja liikkuvan työn tarpeet
Rakennustyömailla harva istuu aamusta iltapäivään läppärin edessä. Valitsit sitten simppeliä tai monimutkaisempaa softaa, sitä pitää voida käyttää helposti puhelimella. Pätee sekä duunareihin että työn valvojiin.
Työtunnit ja päiväkirjamerkinnät saa työntekijöiltä talteen kummasti helpommin, kun 1) mobiilisovellus on olemassa ja 2) se on selkeä eikä käy hermoille.
Rakennusalan liikkuvaan työhön kannattaa valita juuri rakennusalalle suunnitellut työkalut. Kentällä tehtävään huoltotyöhön tai vaikkapa LVI-alan yrityksiin erikoistuneissa sovelluksissa on huomioitu juuri niiden tyypillisten projektien erityispiirteet.
Talonrakennuksessa ja maa- ja vesirakennuksessa on paljon liikkuvia osia, työvuoroja ja rooleja, aliurakointiketjuja, useita työvaiheita ja omat dokumentointivelvoitteensa. Silloin helposti mukana kulkeva, juuri näihin tarpeisiin rakennettu ohjelmisto on paras vaihtoehto.
