Työmaapäiväkirja on kuin rakennustyömaan musta laatikko. Sen avulla selvität ongelmien syitä ja seurauksia jälkikäteen. Mutta toisin kuin mustasta laatikosta, päiväkirjasta on hyötyä myös silloin, kun kaikki sujuu hyvin.
Millainen on riittävän hyvä työmaapäiväkirja? Miten sitä kannattaa pitää, jotta jää aikaa muuhunkin? Kokosimme tähän artikkeliin kysymykset ja vastaukset aiheesta.
Mikä on työmaapäiväkirja?
Työmaapäiväkirja tarkoittaa pääurakoitsijan muistiinpanoja, joilla dokumentoit työmaan tapahtumia joka päivä. Kirjauksista syntyy virallinen dokumentti. Se toimii jälkikäteen todisteena siitä, mitä työmaalla on tapahtunut, milloin ja miksi.
Työmaapäiväkirja auttaa jo projektin aikana seuraamaan työmaan etenemistä ja varmistamaan, että kaikki sujuu suunnitelmien ja sopimusten mukaan.
Työmaapäiväkirja voi olla paperinen lomake, excel-taulukko tai digisovellus raportteineen. Pääasia on, että siihen muistetaan kirjata kaikki vaaditut asiat, ja täyttäminen on helppoa. Jos kirjaaminen ei ole yksinkertaista, se tuppaa liian usein unohtumaan.
Onko työmaapäiväkirja pakollinen?
Kyllä, lähes kaikissa tapauksissa. Rakennusalan yleisissä sopimusehdoissa (YSE 1998) edellytetään työmaapäiväkirjan pitämistä. Työmaapäiväkirja on juridinen dokumentti, joka toimii apuna myös työmaan katselmuksissa.
Työmaapäiväkirjan pito juontaa juurensa rakentamislakiin ja ympäristöministeriön rakentamismääräyksiin. Ne vaativat dokumentoimaan työmaan päivittäisiä tapahtumia, jotta rakennustyömaan laatua ja turvallisuutta voi seurata läpinäkyvästi. Rakennustyömaan päiväkirja on selkeä tapa hoitaa tämä pakollinen velvoite.
Hyvin pienissä urakoissa dokumentointiin voi riittää työmaakortti, joka on yksinkertaistettu versio työmaapäiväkirjasta. Laajemmasta työmaapäiväkirjasta ei ole haittaa silloinkaan.
Millaisia seuraamuksia voi tulla, jos työmaapäiväkirjaa ei pidä?
Töiden dokumentointi on lakisääteinen velvoite. Kirjausten puuttuminen saa siis rakennusvalvonnan todennäköisesti älähtämään. Hankkeen valvojan on vaikeaa saada selville, mitä työmaalla oikeasti on meneillään. Ja kun sopimusehdoissa vaaditaan työmaapäiväkirjaa, sen puuttuminen on selkeä sopimusrike.
Laiminlyönti on silti ennen kaikkea omaan jalkaan sahaamista. Riitatilanteiden selvittely vaikeutuu, jos urakoitsijalla ei ole todisteita suojanaan. Onnettomuuden sattuessa vastuista on epäselvyyttä ja vakuutusyhtiölle on hankalampaa tehdä vaadittuja selvityksiä.
Työmaapäiväkirjasta on hyötyä myös silloin, kun kaikki on hyvin. Realistinen tilannekuva projektien etenemisestä auttaa yrityksen johtoa pitämään työmaat pyörimässä tuottavasti.
Mitä työmaapäiväkirjassa pitää olla?
Työmaapäiväkirjan voi koostaa perinteisesti kirjoittamalla. Kirjaamista nopeuttaa, jos teet muistiinpanot suoraan puhelimesta sanelemalla. Mobiilisovellus tekee myös kuvien liittämisestä helppoa. Valokuvista on paljon apua, jos vaikkapa työvaiheisiin liittyviä kiistoja selvitellään tilaajan kanssa jälkikäteen.
Joka työpäivä pitäisi raaputtaa tavalla tai toisella ylös ainakin nämä asiat:
- Päivämäärä ja säätila
- Työmaalla vuorossa olleet henkilöt
- Aloitetut, käynnissä olevat ja valmistuneet työvaiheet sekä lisä- ja muutostyöt
- Huomiot kalustosta, saapuneista toimituksista ja materiaaleista
- Aliurakoitsijoiden toiminta ja muutokset
- Turvallisuushavainnot ja poikkeamat
- Kokoukset ja muu viestintä sidosryhmien kanssa
- Katselmukset ja tarkastukset
Työmaapäiväkirjasta muodostuu raportti, jonka työmaan valvoja voi kuitata nähdyksi fyysisesti tai diginä. Päiväkirjat kannattaa pitää visusti tallessa mahdollisten takuukorjauspyyntöjen varalta.
Kuka on vastuussa työmaapäiväkirjan pitämisestä?
Työmaapäiväkirjan pitäminen on pääurakoitsijan tai työmaan päätoteuttajan vastuulla. Yleensä vastuuhenkilöksi nimetään vastaava työnjohtaja. Hän joko kirjaa päivittäisiä tapahtumia itse tai kerää vaaditut tiedot työmaalta eri henkilöiltä. Vastuuhenkilö kirjaa ylös myös esimerkiksi asiakkaalta saadut hyväksynnät lisä- tai muutostöille.
Työntekijät motivoituvat kummasti raportoimaan työvaiheista tekstinä ja kuvina, jos päiväkirjan täyttäminen on vaivatonta, ja jokainen ymmärtää, miten paljon kirjaukset antavat suojaa riitatilanteissa.
Aliurakoitsijat eivät yleensä ole vastuussa työmaapäiväkirjasta, ellei sopimuksessa niin erikseen mainita. Aliurakoitsijalle voidaan erikseen määrittää oma kirjausvastuu. Se on fiksu tapa toimia, jos aliurakoitsija hoitaa tiettyä, laajempaa kokonaisuutta työmaalla.
Paperinen vai sähköinen työmaapäiväkirja?
Lainvalvojan näkökulmasta työmaapäiväkirja voi olla yhtä hyvin paperinen tai sähköinen. Paperinen versio toimii parhaiten pienillä työmailla, jos kirjaaja on aina sama ja valvojan kuittaus käsivarren mitan päässä.
Isommissa kohteissa sähköinen vaihtoehto on ylivoimainen. Vastuuhenkilö voi pyytää myös muita täyttämään tietoja. Mukaan saa valokuvia ja liitteitä. Tiedot saa liikkumaan oikeille osapuolille, kuten valvojalle, nopeimmillaan parilla klikkauksella.
Sähköisiäkin vaihtoehtoja työmaapäiväkirjaksi on monta erilaista. Valitse näistä se, joka sopii kouraasi parhaiten:
- Excel-taulukko. Helpon näköinen työkalu on ilmainen rakentaa, mutta vie turkasen paljon aikaa siinä vaiheessa, kun tietoja pitää lähetellä edestakaisin tai tietyn päivän tapahtumia metsästetään jälkikäteen. Kirjaukset pitää tehdä käsin kirjoittamalla ja kuvien liittäminen on vaikeaa.
- ERP-järjestelmän lisäosa. Kiinnitä huomiota tämän vaihtoehdon helppokäyttöisyyteen. Jos työmaatapahtumien dokumentointi jää täysin työmaamestarin harteille, kirjoittaminen on hidasta ja mobiililiittymä tökkii, hyödyt jäävät laihoiksi.
- Moveniumin mobiilisti taskuun mahtuva työmaapäiväkirja. Oikea vaihtoehto silloin, kun kännykkä kulkee sekä omassa että työntekijöiden taskussa, tykkäät sanella tekstit kirjoittamisen sijaan, haluat liittää valokuvia helposti mukaan ja tarvitset erityisesti rakennustyömaille mietittyjä ominaisuuksia sekä automaatiota.
Voiko työmaapäiväkirjan pitoa automatisoida?
Ehdottomasti! Tietojen kopiointi on turhaa tai vähintäänkin turhauttavaa työtä. Kun sovelluksesi tarjoaa esitäytetyt kentät edellisten päivien tietojen perusteella, riittää, että teet uuden päivän vaatimat muokkaukset.
Moveniumin sähköinen työmaapäiväkirja noutaa puolestasi työmaapäiväkirjaan myös päivän säätiedot sekä kulunvalvonnan tiedot, eli paikalla olevien työntekijöiden nimet ja nuppiluvun.
Automaatio on lyömättömän kova kilpailuetu varsinkin keskikokoisilla ja suurilla työmailla, joilla tapahtuu paljon. Hermojakin se säästää.
Kokeile sähköistä työmaapäiväkirjaa ilmaiseksi
Kuka saa nähdä kirjaukset?
Työnjohtaja voi määritellä, ketkä työntekijöistä saavat näkymän ja kirjaamisoikeudet työmaapäiväkirjaan sekä luvan tehdä siihen kirjauksia. Sähköisessä työmaapäiväkirjassa käyttäjäoikeuksia ja näkymiä voi määritellä tarkasti. Kirjausten jälkeen työmaapäiväkirjasta voi ottaa sähköisen tai paperisen raportin muille osapuolille.
- Työmaan valvoja voi tarkastaa ja tarvittaessa sähköisesti allekirjoittaa päiväkirjan päivittäin tai viikottain. Valvoja edustaa tilaajaa.
- Tilaaja eli rakennuttaja saa tarkistaa päiväkirjan halutessaan. Moni urakoitsija käyttää päiväkirjaa keinona raportoida rakennuttajalle työn edistymisestä.
- Viranomaiset voivat vaatia työmaapäiväkirjaa nähtäväksi työmaan katselmuksissa. Ja kun urakka päättyy, se luovutetaan rakennusvalvontaan osana dokumentointia.
Aliurakoitsijat eivät automaattisesti pääse näkemään päiväkirjaa, mutta pääurakoitsija voi jakaa siitä heille otteita tai raportteja.
Entä TR-mittaus tai MVR-mittaus, liittyvätkö ne jotenkin työmaapäiväkirjaan?
TR-mittaus sekä MVR-mittaus ovat standardoituja tapoja seurata työmaan turvallisuustasoa säännöllisin väliajoin. Ne ovat työmaapäiväkirjasta erillinen velvoite, mutta mittausten tulokset voi tottakai kirjata päiväkirjaan lyhyesti. Jos mittausten yhteydessä tulee eteen poikkeamia, niistä voi dokumentoida tarkemmin päiväkirjaan. Näin mittaustuloksetkin saadaan osaksi urakan dokumentaatiohistoriaa.
Arkiset työmaan turvallisuushavainnot, kuten liukkaat kulkuväylät, sen sijaan on aina hyvä kirjata ylös sitä mukaa kun niitä huomataan ja korjataan. Kirjaukset osoittavat, että turvallisuuspuutteisiin tartutaan ajoissa. Mobiilisovelluksella niitä on helppo tehdä lennossa.
Moveniumin sovelluksessa työntekijän tekemät työturvallisuushavainnot ohjautuvat TR- ja MVR-mittareiden yhteydessä olevalle Turvallisuus-raportille. Työmaatapahtumat-toiminnon kautta voi puolestaan kirjata töiden edistymistä ja puutteita työmaapäällikölle poimittavaksi osaksi työmaapäiväkirjan koostetta.
Kokeile Moveniumia maksutta
Haluatko testata, miten työmaapäiväkirjaa voi pitää sekä tarkemmin että helpommin? Moveniumilla kirjaat tiedot hetkessä puhelimella, tabletilla tai läppärillä ja tiedot pysyvät varmasssa tallessa.
Sanele tai kirjoita, lisää valokuvia paikan päältä, kokoa säätila- ja työntekijätiedot automaattisesti ja raportoi valvojalle parilla napautuksella.
