Rakentamisilmoitus pitää tehdä joka kuukaudelta, jolloin ostat toiselta yritykseltä rakentamispalvelua vähintään 15 000 eurolla tai toimit yhteisen työmaan päätoteuttajana.
Ilmoitus antaa verottajalle tarpeelliset tiedot, joiden avulla voi valvoa, että raksan jokainen osapuoli hoitaa verovelvoitteet ja sosiaaliturvamaksut todellisen tilanteen mukaan.
Löydät Moveniumin tietopankista myös syventävän artikkelin rakentamisen tiedonantovelvollisuudesta sekä henkilö- ja urakkailmoitusten automatisoinnista. Tämä artikkeli kertaa lyhyesti, mikä on rakentamisilmoitus, ja neuvoo sen tekemisessä vaiheittain.
Urakka- vai henkilöilmoitus?
Rakentamisilmoitus jakautuu kahteen eri velvoitteeseen: urakkailmoitukseen ja työntekijäilmoitukseen.
Urakkailmoitus pitää tehdä silloin, kun yritys toimii rakennustyön tilaajana ja rahaa kuluu yli 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Pienetkin lisätyöt lasketaan saman sopimuksen arvoon. Jokaisesta uudesta sopimuksesta sen sijaan naputellaan uusi urakkailmoitus.
Henkilöilmoitus eli työntekijäilmoitus pitää tehdä silloin, kun työmaalla toimii samaan aikaan tai peräkanaa useampi eri yritys, ja urakoiden kokonaisarvo on yli 15 000 euroa ilman arvonlisäveroa.
Kuka tekee rakentamisilmoituksen?
Henkilöilmoituksen tekeminen kuuluu rakennustyömaan päätoteuttajalle. Jos päätoteuttajaa ei ole nimetty, vastuu ilmoituksista on rakennuttajalla.
Urakkailmoituksen taas tekee aina se yritys, joka ostaa rakentamispalvelua toiselta yritykseltä, oli kyseessä sitten rakennuttaja, pääurakoitsija, sivu-urakoitsija tai aliurakoitsija. Verottaja voi siis saada ilmoituksia saman työmaan useilta urakkaportailta.
Toisin sanottuna: Jos toimit pääurakoitsijana, rakentamisilmoitukset tulevat varmuudella eteen. Ja vaikket toimisikaan, ole hereillä, kun tilaat työtä muilta.
Ilmoitukset annettava kuukausittain
Rakentamisilmoitus pitää toimittaa verottajalle joka kuukausi. Rytmi on sama kuin ALV-ilmoituksilla. Aikataulu on valmiiksi päätetty: kohdekuukautta toisena seuraavan kuukauden 5. päivänä.
Eli jos tilasit töitä tai toimit pääurakoitsijana esimerkiksi maaliskuussa, rakentamisilmoitukset pitää hoitaa kuntoon viimeistään toukokuun viidentenä.
Urakkatiedot pitää antaa jokaiselta kuukaudelta, jonka aikana urakoitsija laskuttaa sinua työmaasta. Vastaavasti työntekijäilmoitukset eli henkilöilmoitukset pitää antaa jokaiselta kuukaudelta, jolloin työmaalla on tosiasiallisesti tehty töitä.
Myöhästyneestä raportista voi seurata tuntuva laiminlyöntimaksu. Jos unohdit lähettää ilmoituksen ajoissa, älä jää odottelemaan, että verottaja kyselee perään, vaan korjaa tilanne oma-aloitteisesti.
Tee rakentamisilmoitus vaihe vaiheelta näin:
1. Selvitä, mitä ilmoitat
Verottaja kysyy rakentamisilmoitusta tekevältä pitkän listan tietoa urakoista, sopimuksista, työmaista ja työntekijöistä.
Jos käytät sähköistä työmaajärjestelmää verottajan ilmoituksiin, ohjelmisto auttaa muistamaan, mitä tietoja tarvitset. Jos teet urakka- tai henkilöilmoitusta ilman työkaluja, tarkista tästä artikkelista, mitä yksityiskohtia ilmoituksiin tarvitaan.
Muista listata henkilöilmoitusta tehdessäsi kaikki työmaalla toimivat työntekijät, joiden työ liittyy rakennusurakkaan, myös siivoojat tai toimistotyöntekijät.
2. Kerää tiedot järjestelmistäsi
Saat rakentamisilmoitukseen tarvittavat tiedot esimerkiksi näistä lähteistä:
- Työajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä
- Tilaajavastuurekisteri
- Verohallinnon tietokannat
- Aliurakoitsijoiden ilmoitukset, kuten läsnäolotiedot
- Toiminnanohjausjärjestelmä
- Taloushallintojärjestelmä
Moveniumissa saat tuotua tiedot eri lähteistä kätevästi yhteen. Et tarvitse mallipohjaa tai erillistä lomaketta ilmoituksen täyttämiseen, kun vaadittujen tietojen raportointi ja eteenpäin lähettäminen onnistuu sovelluksen sisällä.
Rakentamisilmoitusten automatisointi tarkoittaa, että ohjelmisto kokoaa datan valmiiksi paketiksi puolestasi.
Yksikin puuttuva Y-tunnus tai veronumero voi hylätä koko ilmoituksen. Sähköisessä työmaajärjestelmässä erityisen hyödyllinen ominaisuus onkin virheilmoitus, joka hälyttää, jos raportti meinaa lähteä matkaan puutteellisin tiedoin.
3. Lähetä ilmoitus Verohallintoon
Rakentamisilmoituksen lähetys verottajalle onnistuu joko verottajan paperisella lomakkeella, sähköisesti Ilmoitin.fi:ssä tai Vero.fi-verkkopalvelussa, tai sitten automaattisesti rajapinnan kautta.
Tehokkailla työmaahallinnan työkaluilla voit siis automatisoida myös tämän vaiheen. Silloin ilmoituksen antaminen määräajassa ei pääse unohtumaan muiden kiireiden keskellä.
4. Tarkista ja säilytä raportit
Rakentamisilmoitusta voi joutua korjaamaan jälkikäteen. Joskus kyse on puuttuvasta tiedosta, joskus urakkaan tulleista lisätöistä, joiden vuoksi sopimushintaa pitää korjata.
Pidä siis tiedot tehdyistä rakentamisilmoituksista visusti tallessa, niin niihin on helppoa palata tarvittaessa.
Työntekijöitä, urakoita ja euroja ei kirjata muistiin pelkästään verottajaa varten. Työmaan johdolla pitää olla koko ajan ajantasainen tieto siitä, keitä työmaalla on. Tieto kiinnostaa myös AVIn tarkastajaa, jos sellainen sattuu paikalle astelemaan.
Selkeä sovellus työmaan hallintaan tarjoaa kättä pidempää myös tässä vaiheessa. Arkistointi helpottuu, ja menneisiin raportteihin pystyy palaamaan ilman suurempaa etsimisurakkaa.
Kokeile rakentamisilmoituksen automatisointia saman tien
Ei ihme, jos tiedonantovelvollisuus tuntuu stressaavalta. Rakentamisilmoitukset pitävät pelin reiluna kaikille, ja niiden rooli harmaan talouden kitkemisessä on tärkeä, mutta työmaan kiireessä papereita haluaisi tietysti pyöritellä mahdollisimman vähän.
Movenium tuntee rakennusalan yritysten haasteet ja tarjoaa työkalut velvoitteiden vaivattomaan hoitamiseen.
