Taulukkolaskenta, tuntilaput, sähköpostit ja jopa ruutuvihkot ovat vanhastaan tuttuja raportoinnin keinoja. Niistä tiedot koostetaan erillisiksi dokumenteiksi ja lähtetetään eteenpäin. Erillisiä ohjelmistokuluja ei tule.
Lainsäätäjän kannalta ei ole väliä, millä välineillä vaikkapa työmaapäiväkirja on naputeltu. Aikaa se kuitenkin syö, jos tietoja kirjaa ja siirtelee käsin. Pääurakoitsijalle sähköinen työmaanhallinta alkaakin olla tänä päivänä selvä valinta.
Virheet ovat viheliäinen ongelma näissä perinteisissä menetelmissä. Jos tuntilaput kootaan työntekijöiltä viikon päätteeksi, miten täsmällisiä muistinvaraiset merkinnät ovat? Voit joutua maksamaan työstä enemmän kuin pitäisi.
Tietojen säilyttäminen on toinen kompastuskivi. Pysyvätkö dokumentit ojossa lainvalvojan vaatimalla tavalla niin pitkään kuin pitää? Esimerkiksi työaikamerkintöjen historiadataa on selkeämpää säilyttää sähköisen työmaajärjestelmän suojissa.
Jos vastasit “kyllä”, voit vielä pärjäillä hetken kynän, paperin ja Excel-taulukoiden avulla.
Edullisimmat rakennusalan ohjelmistot alkavat maksaa itseään nopeasti takaisin. Säästät aikaa tietojen kirjaamisessa, etsimisessä ja eteenpäin lähettämisessä.
Sähköisellä työajanseurannalla saat tunnit automaattisesti työmailta toimistolle. Raportit ja yhteenvedot tulevat kuin naulapyssyn suusta. Viet tiedot ilman virheitä laskutukseen ja palkkahallintoon.
Jos pyörität työmaiden hallintoa pienellä tiimillä, et todennäköisesti tarvitse toiminnanohjaukseen vielä kovin laajaa ratkaisua. Liian isoa järjestelmää ei yksinkertaisesti ehtisi hyödyntää niin hyvin kuin pitäisi. Etkä varmasti halua maksaa ylimääräisestä.
Projektinjohtoon ja laskentaan voit käyttää joko erillisiä työkaluja tai voit kytkeä ne työmaajärjestelmään integraation kautta.
Jos yrityksesi alkaa olla kooltaan iso, ja erilaisia digitarpeita on tarve keskittää yhden katon alle eri sovellusten sijaan, voi sopivin ratkaisu löytyä seuraavista hintaluokista.
Jos vastasit kaikkiin kysymyksiin “kyllä”, niin napakka ja käyttökokemuksen ehdoilla suunniteltu työmaanhallintajärjestelmä on sinulle todennäköisesti kannattavin vaihtoehto.
Sähköisestä työajanseurannasta ja raporttien automatisoinnista voi olla paljon hyötyä, vaikka sinulla olisi vasta 1–10 työntekijää. Toisaalta isokin yritys voi tarvita mahdollisimman helpon keinon tiettyjen velvoitteiden hoitamiseen. Esimerkiksi Skanska päätti hoitaa Moveniumilla työmaiden perehdytystä ja kulunvalvontaa.
Rakennusalan järjestelmissä on mistä valita. Esimerkiksi Easoftia tai Admicomin työkaluja harkitseva huomaa, että toimintojen lista on Moveniumia pidempi.
ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä on hyvä vaihtoehto silloin, kun haluat yhdistää työajanseurantaan ja viranomaisraportteihin myös projektinhallintaa, laskutusta, varastonhallintaa ja HR-ominaisuuksia käytettäväksi yhden järjestelmän kautta. Laskentaan ja budjetointiin aletaan tarvita enemmän muskeleita.
Laajojen järjestelmien miinuspuolena on korkeampi hinta. Käyttöönottovaihe on raskaampi ja uuden opettelu voi viedä enemmän työaikaa.
Jos vastasit kysymyksiin “kyllä”, olet luultavasti halukas investoimaan rahaa ja aikaa mahdollisimman monipuolisten ominaisuuksien käyttöönottoon.
Rakennustyömailla harva istuu aamusta iltapäivään läppärin edessä. Valitsit sitten simppeliä tai monimutkaisempaa softaa, sitä pitää voida käyttää helposti puhelimella. Pätee sekä duunareihin että työn valvojiin.
Työtunnit ja päiväkirjamerkinnät saa työntekijöiltä talteen kummasti helpommin, kun 1) mobiilisovellus on olemassa ja 2) se on selkeä eikä käy hermoille.
Rakennusalan liikkuvaan työhön kannattaa valita juuri rakennusalalle suunnitellut työkalut. Kentällä tehtävään huoltotyöhön tai vaikkapa LVI-alan yrityksiin erikoistuneissa sovelluksissa on huomioitu juuri niiden tyypillisten projektien erityispiirteet.
Talonrakennuksessa ja maa- ja vesirakennuksessa on paljon liikkuvia osia, työvuoroja ja rooleja, aliurakointiketjuja, useita työvaiheita ja omat dokumentointivelvoitteensa. Silloin helposti mukana kulkeva, juuri näihin tarpeisiin rakennettu ohjelmisto on paras vaihtoehto.